Políticas y Procedimientos Internos

1 Objetivo y alcance

Documentar la forma de trabajo de Safe Tech Solutions como distribuidor autorizado de sistemas antirrobo Sensormatic para empresas proveedoras de cadenas comerciales, cubriendo la recepción de pedidos, el proceso operativo, los tiempos de entrega y el manejo del personal de apoyo.

2 Descripción del servicio

La empresa comercializa y distribuye dispositivos de protección de mercancía de la marca Sensormatic (etiquetas EAS adheribles, sensores duros y accesorios de desactivación) a empresas proveedoras de bienes textiles, quienes colocan estos dispositivos en sus prendas antes de entregarlas a cadenas comerciales, con el fin de prevenir robos en punto de venta.

3 Proceso operativo

3.1 Solicitud y cotización

• El cliente envía su solicitud (correo, mensaje o llamada) indicando el modelo de sensor requerido —la empresa maneja en promedio cinco modelos— y la cantidad.
• Se cotiza la cantidad solicitada con base en el precio pactado con la cadena comercial a la que el cliente entregará el material.
• El precio base del producto está denominado en dólares estadounidenses (USD). Para efectos de cobro, se convierte a pesos mexicanos (MXN) utilizando el tipo de cambio de Banamex vigente el día en que se elabora la cotización.
• El cobro y la transferencia se realizan siempre en pesos mexicanos, a la cuenta de la empresa como persona física con actividad empresarial descrita en el documento de cotización.
• La cotización enviada al cliente especifica: modelo, cantidad, precio unitario y total en MXN, tipo de cambio utilizado y fecha de cotización.
• Es necesario que el cliente proporcione la autorización de la cotización con nombre y firma de el o la compradora.

3.2 Preparación y control de calidad

• Se valida disponibilidad de inventario contra el pedido antes de confirmar al cliente.
• Se verifica que el producto corresponda al modelo y lote solicitado, y que esté en condiciones óptimas (sin daño, con funcionalidad de sensor verificada mediante muestreo).
• Se empaca el producto de forma que se evite daño o pérdida durante el transporte.

4 Política de envío y tiempos de entrega

4.1 Opciones de entrega

• Recolección en instalaciones (Ciudad de México): sin costo adicional, sujeta a confirmación previa de horario y dirección. Es la opción recomendada para pedidos urgentes.
• Envío a domicilio vía paquetería externa: disponible para Ciudad de México e interior de la República, con costo adicional por guía. El número de guías y el costo se calculan en el momento de la cotización, en función del volumen del pedido y del peso volumétrico de la paquetería utilizada.
• Si el cliente prefiere no cubrir el costo de la(s) guía(s) de paquetería, puede optar en cualquier momento por la recolección sin costo en instalaciones o bien, proporcionar la(s) guía(s) de envío pagadas del proveedor logístico de su preferencia, las cuales deben ofrecer obligatoriamente la recolección del material en las instalaciones de la empresa Safe Tech Solutions.

4.2 Tiempos de entrega

4.3 Pedidos urgentes

Para pedidos con necesidad de entrega inmediata, se recomienda al cliente solicitar la recolección de material en las instalaciones de la empresa en Ciudad de México, sin costo adicional, en lugar de envío por paquetería, dado que esta última depende de tiempos de tránsito externos que no pueden garantizarse en el corto plazo.

4.4 Entrega y documentación

• Toda entrega —ya sea recolección en instalaciones o envío por paquetería— se documenta con un comprobante (remisión, guía o acuse de recibo) que indique fecha, cantidad y nombre de quien recibe.
• Cualquier faltante, daño o discrepancia se reporta el mismo día de la entrega para su resolución inmediata.
• En caso de retraso previsible en la preparación del pedido, se notifica al cliente con al menos 24 horas de anticipación, indicando nueva fecha estimada y motivo.
• Los pedidos se atienden en el orden en que fueron confirmados, salvo acuerdo distinto con el cliente.

5 Supervisión de entregas

La titular del negocio supervisa directamente cada entrega y es responsable de la calidad final del servicio frente al cliente.

6 Manejo de quejas y no conformidades

• Toda queja se recibe y registra el mismo día, indicando cliente, pedido y motivo.
• Se da respuesta o solución en un plazo máximo de 48 horas hábiles.
• Se conserva un registro simple de quejas y su resolución para identificar áreas de mejora.

7 Revisión de la política

Este documento se revisa al menos una vez al año o cuando cambien las condiciones de operación, volumen de pedidos o clientes atendidos.